1. Importance des réunions dans la vie d’une organisation, d’une structure ou d’une institution
Les réunions favorisent:
- les échanges de points de vue entre les membres sur un sujet ou une préoccupation donnés ;
- la cohésion des membres ;
- un apprentissage des membres et des responsables sur la prise de parole en groupe ;
- le développement de l’esprit de groupe.
2. Différents types de réunion
On peut distinguer globalement cinq types de réunion à savoir :
- réunion de prise de décision ;
- réunion de prise de contact ;
- réunion d’échanges sur un problème ;
- réunion d’information ;
- réunion pour obtenir des informations.
3. Etapes à suivre pour préparer et animer une réunion
L’organisation et la tenue d’une réunion suivent trois étapes à savoir :
- les dispositions à prendre avant la réunion (définir l’objectif, élaborer le programme du déroulement, prévoir le temps pour chaque point, établir la liste des participants, choisir le lieu, élaborer les invitations, préparation pédagogique, …etc.) ;
- le déroulement de la réunion (ouverture et déroulement proprement dit);
- la clôture de la réunion (résumez les discussions et récapitulez les décisions, remercier les participants, retenir éventuellement la date et lieu de la prochaine réunion).
4. Attitudes et rôles de l’Animateur/Modérateur d’une réunion
Un animateur d’une réunion doit avoir les attitudes suivantes :
- tenir compte des opinions des uns et des autres ;
- ne pas monopoliser pas la parole;
- se montrer courtoise vis-à-vis des participants ;
- accueillir toutes les opinions avec le plus de neutralité ;
- manifester l’égalité de droit des membres et l’égalité de valeur des opinions en les accueillant toutes également avec le même empressement et en les prenant toutes en considération ;
- rechercher le consensus en cas de divergence de point de vue entre les participants ;
- se surveiller soi-même pour éviter tout signe extérieur.
 |
Guide de conduite d'une réunion |
