1. Utilité du Reçu de livraison et de facturation des Intrants
Tenu par le Responsable ou le Chargé aux Intrants, ce carnet de reçus permet d’assurer le suivi régulier de l’approvisionnement en intrants des membres par leur OP d’appartenance. Retraçant l’ensemble des intrants reçus par un adhérent lors d’une session de mise en place d’intrants, il permet entre autres :
- de faciliter les inventaires périodiques et d’établir le bilan ;
- d’apprécier la capacité de consommation de l’OP et partant du chiffre d’affaire nécessaire pour l’approvisionnement en intrants,
- de prévenir d’éventuels cas de contestations par les membres ;
- de réduire les marges de surfacturation des membres par certains élus indélicats (phénomène légion par le passé)
- sert d’indicateurs de capacités de consommation de crédits pour de contrat avec d’éventuels fournisseurs.
2. Objectifs ou compétences à acquérir
L’objectif visé par l’usage de l’introduction de la fiche d’inventaire et sa tenue est d’outiller les élus à :
- maîtriser la tenue du carnet;
- maîtriser l’exploitation du carnet ;
- reproduire par eux mêmes l’outil ;
- contribuer à améliorer le niveau de performance du sous-domaine Gestion des Intrants.
3. Description du carnet de reçus de livraison et de facturation des intrants
Cet outil porte les informations suivantes :
- En-tête (angle supérieur gauche) :
Département, Commune, Arrondissement, Village/Quartier, dénomination de l’OP, N° d’Immatriculation de l’OP ;
- En-tête (angle supérieur droit) :
Porte le destinataire du feuillet et précise en dessous la campagne agricole/filière spécifique (relevant du domaine d’activités de l’OP);
- Suivant : Tableau en 7 colonnes, portant les inscriptions suivantes respectivement
- Colonne N° : indique en terme quantitatif, les différents types d’intrants pris à un moment donné par un adhérent ;
- Colonne Nature du produit : précise le nom commercial de chaque intrant servi à la même date à chaque producteur, membre de l’OP ;
- Colonne Unité : précise l’unité de mesure usitée pour chaque type d’intrants conformément à l’unité de facturation ;
- Colonne quantité: précise la quantité d’intrants servie par type demandé par le producteur ;
- Colonne « Prix unitaire »: précise le coût de cession de l’unité considérée de chaque intrant servi à un producteur;
- Montant: porte la valeur de chaque type d’intrants servi au producteur et sur la der ligne, le Total cumulé de montant de chacun des intrants mis en place ;
- Colonne observation : permet de notifier au besoin toute information susceptible de contribuer à une meilleure transparence de gestion.
4. Modèles
Le carnet de reçus de livraison et de facturation des intrants est disponible en deux modèles :
