1. Utilité du Cahier de Caisse
Le cahier de caisse en tant qu’outil, permet de retracer les flux financiers de l’OP en termes d’entrée et de sortie d’argent au niveau de la caisse. Tenu par le Trésorier, le cahier de caisse est un outil de contribution à l’indicateur de performance du sous-domaine « Gestion des Ressources ». Bien tenu, le cahier de caisse, limite le risque de décaissement frauduleux par un groupuscule d’élus.
Le cahier de caisse permet de :
- avoir une idée du solde à une date donnée ;
- d’assurer le suivi régulier des mouvements de fonds de la banque à la caisse et vice–versa ;
2. Objectifs ou compétences à acquérir
L’objectif visé par l’usage du Cahier de Caisse et sa tenue est d’outiller les élus à :
- maîtriser la tenue de l’outil;
- maîtriser l’exploitation du Cahier de Caisse ;
- reproduire par eux même l’outil.
3. Description du cahier de caisse
Cet outil porte les informations suivantes :
- Page de garde : Commune, Arrondissement, Village/Quartier, dénomination de l’OP, N° d’Immatriculation de l’OP ;
- Page Intérieure et suivant : présentée en tableau précédé d’en-tête portant les indications suivantes:
- en tête : Commune, Arrondissement, Village/Quartier, dénomination de l’OP;
- colonne date : inique la date où l’opération d’encaissement ou de décaissement est réalisée. Son inscription répond à un principe de chronologie ;
- colonne référence : indique les références de facture d’achat (décaissement) ou d’encaissement (Vente/prestation de service) ;
- colonne « Libellé » : retrace l’historique des diverses opérations d’encaissement (ventes de produits, prestations de services sur mis en place intrants, commercialisation) et de décaissement (achat, règlement d’un fournisseur, etc.) effectuées ;
- colonne entrées : indique les montants des opérations concourant à l’augmentation du solde de caisse ;
- colonne sorties : indique les montants des opérations concourant à la diminution du solde de caisse ;
- colonne solde : permet de faire mention du résultat à la caisse après chaque opération d’encaissement ou de décaissement ;
- colonne observation : renseigne sur des spécificités liées à la tenue de l’outil (taux de règlement d’un fournisseur/débiteur de l’OP et échéance de règlement respectivement).
En termes de nombre de feuillet, il en existe par principe deux :
- feuillet chrono (à déchirer et à conserver au registre tenu à cet effet ;
- souche: feuillet non détachable conservé dans le cahier ou le registre de Caisse ;
4. Modèles
Cet outil est disponible en deux (02) modèles :
